筹备展会全攻略

文章作者:未知管理员 文章来源:外贸原创新媒体 发布时间:2017-07-29

    凡事预则立,展前筹备对参展企业通过展会促成贸易成交极为重要。参展商在展前要充分利用公司自身的资源和渠道,以及主办者提供的资源和渠道,将本公司的参展信息传递给客商,并使其对本公司的展品产生兴趣,最终促成贸易。
展会的选择
      国外举办的国际博览会形式多样,名目繁多。而根据公司的自身情况,选择适合的展会是成功的前提。
      展会从性质上主要分为贸易展和消费展两种。贸易性质的展览是为行业内交流信息、洽谈贸易而举办的展览,如美国拉斯维加斯国际鞋展(WSA),该展仅对专业人士,包括销售代表和业务经理开放;消费性质的展览基本上都展出消费类产品,展会直接面对终端消费者,如大名鼎鼎的CES——美国拉斯维加斯国际消费类电子产品展览会,展会主要观众是普通消费者及业余爱好(Fans);而兼具贸易和消费两种性质的展览被称作综合性展览,如每年春季在德国举办的汉诺威工业博览会就是举世闻名的综合性超级大型博览会。
      有关博览会的详细资料可向各主办机构或各国工商会索取,行业杂志和因特网上也可以查询到相关的介绍。记者日前采访了赴德国参展的厦门大都世纪进出口有限公司的总经理王先生。他说:“选对展会是成功参展的第一步。我们公司主营宠物家具出口,所以这几年来一直参加德国科隆国际户外用品展,这可是国际户外休闲用品行业的顶级盛事。自从公司参展以来,公司有一半以上的国际大订单都来自该展会。”
展位的设计
      话说商场如战场,展位布置的好坏往往决定着企业参展的成功与否。如今,展位的色彩搭配、标志设计、样品摆放等越来越受到各参展商的重视。观众在了解企业产品的品质之前,就会根据展位的设计水准评判出参展企业的优劣。即使有好的产品,如果在设计得非常糟糕的展位上展出,也无法达到预期的效果。所以,一定要注意通过展位突出企业自身的个性特色,提升企业的品牌价值。要在众多的展位中脱颖而出,需要注意的是,并非花钱越多,装修越豪华越好,也没有必要把展台搞得过于庄严。展台设计新颖一点就足以吸引参观者的注意力,达到参展的目的了。因此,综合考虑展台设计与展台周边环境气氛相协调,是企业需要下工夫的地方,同时也不要忽略展台的洽谈、咨询和休息等基本功能。“国外知名大公司的展位一般都花了几万美金进行特装,来展示企业的品牌实力和企业文化,吸引参观者的眼球。”王先生说,“这次展会我们虽然出于成本考虑,只租了一个标准展位,但在参展之前我们就同专业的展位设计公司合作,对展位进行精心设计,力求给观众们留下比较深的印象。”
展品的准备
      在展会期间,要严格按照展览会规定的时间安排布展,首先要清点发运来的展品,在确认准确无误后才能进行布展。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。选择合适的展品组合是参展取得成功的重要步骤。
      要注重展品的外观,起码要保持展品外观的整洁、光泽度。展位样品在摆放时要注意把新产品摆放在老产品前面,如有带联营厂家商标的产品切记不能放在太醒目的位置。另外,样品上一定要贴产品标签与型号,还有自己公司的联系方式,以便客户索取样品时提供足够的信息,让他回去参考并联系。如果实物样品太大,不方便运输,可以考虑制作按比例缩小的模型在展会上展示。“我们选择的展品模型,一般包括之前主力热销产品的小改款,以及公司今年开发的最新产品。”王先生说,“在赴展之前,我们会用数码相机将公司所有种类的产品(包括未参展的)拍好照片,并做好产品的分类和编号,以备在展会上向观众展示。”
展会资料
      受到展位现场条件的限制,实物展品并不能说明展品本身的全部情况。这时就需要借助各种方法来加以说明,要有适当的展会资料、照片、模型、模特辅以参展人员的讲解,并准备一些小礼品免费派发,引起参展买家的兴趣。展会资料是给客户的第一印象。参加一个大型的国际专业展览会,展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。展会宣传材料的纸张、印刷应该力求精美,版式设计方便阅读,图片尽量完善、清晰。
      所有资料至少应该准备中、英两种文字版本,要仔细校对,不能出现错漏。中文如能用繁体字印制最好,这样会方便来自海外的华人客商。另外,参展人员名片应以中英文印制,一定要准备充足的名片。
      展会上发资料要注意合适的方法。大约有一半的参观者漫无目标地四处收集资料,展览会上发出的资料有不少马上被随手丢弃。对于展会资料浪费严重的现象,较好的做法是印制两种不同形式的资料,一种是印制简单、内容简要的宣传单,可以发给普通参观者;另一种是成套的、印刷精美、专业性强的宣传手册,只发给专业客户。展会上,你可以请求潜在客户,让他留下电话或Email,展会后,你会按他要求的材料寄给他。这样做既表明参展商的专业性,同时又表现出公司对客户的重视和负责精神,给客户加深印象,同时也有利于对客户进行展后跟踪服务。
客户邀请
      参加展会是一年一次非常难得的机会,利用这次机会与老客户见面也是非常明智的,所以一定要给老客户发邀请函去你们摊位参观,尤其是在展会当地的买家。
      在展会开始前,就要通过Email或邮寄正式邀请函通知公司的新老客户,邮件中最好写明接待人员姓名及联系方式。如客户对公司的邀请及时做出回应,则应该尽快确定对方行程、参展人员的姓名、历次的报价清单、合作历史、合作中存在的问题以及本次展会公司希望向其推荐的新产品等信息。
      以上信息应当整理成文,以便在展会现场接洽客户时使用。对于未能及时回应的客户,则需要由负责该客户的外贸业务员在临出发前发送Email,通知客户公司的具体行程安排,在体现公司对客户尊重的同时,也再一次提醒客户展会的时间。“只有通过提前准备和真诚的沟通,客户才会对你的展位和产品感兴趣,从而提高交易的成功率。”王先生最后说。